Asociación de Usuarios
Óptica Central IPS S.A.S

Artículo 1 · Denominación

La entidad regulada por estos Estatutos se denominará ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE LA IPS S.A.S. ÓPTICA CENTRAL del Municipio de Riohacha, Departamento de la Guajira.

Artículo 2 · Naturaleza

Esta Asociación de Usuarios es una entidad autónoma, de carácter cívico y participativo, sin ánimo de lucro y regida por el derecho privado, que aunando esfuerzos y recursos procurará dar solución a las necesidades de salud más sentidas por la comunidad. La Asociación de Usuarios es una agrupación de afiliados del régimen contributivo, subsidiado y/o particulares que tienen derecho a utilizar los servicios de salud de acuerdo con su sistema de afiliación, y que velará por la calidad del servicio y la defensa del usuario.

Artículo 3 · Duración

La Asociación de Usuarios tendrá una duración indefinida, pero podrá disolverse y liquidarse por disposición de su Asamblea General o por término de existencia de la IPS.

Artículo 4 · Domicilio

El domicilio principal de la Asociación de Usuarios de la IPS S.A.S Óptica Central será la ciudad de Riohacha, Departamento de la Guajira. Sin embargo, cada sede aportará participantes a la Asociación de Usuarios dividiéndola en capítulos por sede.

Artículo 5 · Sede

Se considera como sede principal las instalaciones de la Óptica Central IPS S.A.S, ubicada en la Calle 7 No. 6-03 Esquina. La Junta Directiva de la Asociación de Usuarios podrá convocar a la asamblea de usuarios de manera descentralizada en sus diferentes sedes, siempre y cuando se dé aviso a los asociados con la debida anticipación.

Artículo 6 · Objeto y fines específicos

El objeto de la Asociación de Usuarios es velar por la defensa de los derechos y deberes que tienen los usuarios que pertenecen al régimen contributivo, subsidiado, población pobre y vulnerable y/o particulares, a disfrutar de servicios de buena calidad, oportunidad en la prestación de los servicios de salud, y a recibir un trato digno.

La Asociación de Usuarios canalizará las sugerencias, inquietudes y reclamos de los usuarios para mejorar la eficiencia, eficacia y percepción de satisfacción de los usuarios ante los servicios de salud que presta la IPS S.A.S. Óptica Central. También procurará la educación de sus integrantes en temas relacionados con la salud, y pondrá en conocimiento de los asociados los derechos y deberes de los usuarios de la IPS S.A.S. Óptica Central.

Artículo 7 · Funciones

De acuerdo al Artículo 14 del Decreto 1757 de 1994, las funciones de la Asociación de Usuarios son:

1. Asesorar a sus asociados y a la comunidad en la libre elección de la Entidad Promotora de Salud, contributiva o subsidiada, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y/o los profesionales adscritos o con vinculación laboral a la entidad promotora de salud, dentro de las opciones por ellas ofrecidas.
2. Asesorar a los usuarios en la identificación y acceso al paquete de servicios de la óptica.
3. Acceder a las juntas directivas de las Empresas Promotoras de Salud e Instituciones Prestatarias de Servicios de Salud, sean públicas o mixtas, para proponer y concretar las medidas necesarias para mantener la calidad de los servicios y la atención al usuario.
4. En el caso de las privadas, se podrá acceder conforme a lo que determinen las disposiciones legales sobre la materia.
5. Mantener canales de comunicación con los afiliados, que permitan conocer sus inquietudes y necesidades para hacer propuestas de mejora ante las Juntas Directivas de las IPS y las EPS.
6. Vigilar que las decisiones que se tomen en las Juntas Directivas de las EPS se apliquen según lo acordado y firmado en actas.
7. Informar por escrito a la Gerencia de la Óptica Central si la calidad del servicio prestado satisface las necesidades de sus afiliados, según conducto regular previamente establecido.
8. Canalizar las quejas que los usuarios presenten sobre las deficiencias de los servicios y vigilar que se tomen los correctivos del caso conforme a la ley.
9. Elegir democráticamente sus representantes ante la Junta Directiva de las EPS e IPS que correspondan, por y entre sus asociados, para períodos máximos de dos (2) años.
10. Proponer a las Juntas Directivas de los organismos o entidades de salud los días y horarios de atención al público de acuerdo con las necesidades de la comunidad.
11. Informar a las instancias que corresponda, a las IPS y EPS, si la calidad del servicio prestado no satisface la necesidad de sus afiliados.
12. Atender las Peticiones, Quejas, Reclamos, Demandas y Sugerencias (PQRDS) que los usuarios presenten sobre las deficiencias de los servicios y vigilar que se tomen los correctivos del caso.
13. Participar en el proceso de designación del representante ante el Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud, conforme a lo establecido en las disposiciones legales sobre la materia.

Artículo 8 · Derechos

Se consideran derechos de los usuarios de la IPS S.A.S. Óptica Central:

1. Que la institución que le preste los servicios de salud le informe acerca de sus deberes y derechos.
2. A ser informado acerca del mecanismo para acceder a un servicio de manera oportuna.
3. A que se le dé un trato humano y se le brinde servicios con calidad.
4. A escoger libremente la EPS o IPS a la cual quiere estar afiliado con su familia.
5. A escoger libremente una IPS y los profesionales de la salud que desea que le presten sus servicios, según las capacidades de la IPS.
6. A cambiar de Asociación de Usuarios por cambio de IPS, por suspensión de los servicios en la misma o por cambio de lugar de residencia.
7. A conocer los funcionarios que participan en la prestación de los servicios.
8. A que las instalaciones físicas en las que se le brinde la atención sean cómodas, limpias y organizadas.
9. Al aseguramiento de sus pertenencias mientras se esté en el proceso de atención.
10. A que se le garantice la confidencialidad, privacidad y dignidad en todo momento.
11. A participar en la organización y control de la IPS S.A.S. Óptica Central, a través de la Asociación de Usuarios. Todo nuevo usuario tiene derecho a vincularse a la Asociación.
12. A que se le capacite sobre el SGSSS.
13. A recibir por parte del grupo interdisciplinario de la institución la información pertinente acerca de su patología.
14. A ser atendido sin demora, en caso de urgencia verdadera.
15. A ser informado acerca de los riesgos y beneficios de los procedimientos relacionados con la atención.
16. A recibir información acerca de los tratamientos farmacológicos ordenados.
17. A obtener la información pertinente sobre el proceso de recuperación ambulatoria al egresar de la institución.
18. A decidir libremente acerca de la realización o no de procedimientos, dejando constancia escrita de ello en la historia clínica.
19. A recibir o rehusar apoyo emocional o espiritual, de acuerdo a sus creencias y respetando las mismas.
20. A manifestar sus reclamaciones, sugerencias o felicitaciones de cualquier servicio, y obtener respuesta, conforme a los términos del derecho de petición consagrados en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia.

Artículo 9 · Deberes

Son deberes de los usuarios de la IPS S.A.S. Óptica Central:

1. Procurar el cuidado integral de su salud y la de su familia.
2. Afiliarse con su familia al SGSSS.
3. No presentar múltiple afiliación en el SGSSS.
4. Suministrar información veraz, clara y completa sobre su estado de salud y el ingreso base de cotización.
5. No hacer fraude ni suplantación utilizando documentación de otro usuario, con el fin de recibir servicios.
6. Notificar a la IPS u oficina de atención al usuario los eventos como nacimientos, vinculación al régimen contributivo, cambio de residencia, defunciones, desvinculación laboral, etc.
7. Informar sobre inquietudes en la prestación de los servicios utilizando los mecanismos y el conducto regular que ofrece la IPS.
8. Respetar las políticas de organización de la empresa, en aspectos como horario de visitas, autorizaciones y documentación.
9. Pagar copagos o cuotas, de ser necesario, por la prestación de un servicio.
10. Cuidar y hacer uso racional de los recursos, instalaciones, dotación de la IPS y sus servicios.
11. Tratar con dignidad al personal que lo atiende.
12. Asistir a los programas de promoción y prevención que ofrece la IPS.
13. Presentar sugerencias y felicitaciones para mejorar la prestación de los servicios.
14. Representar a la Asociación cuando sea elegido ante otras instancias de participación.
15. Asistir a sus citas o procedimientos a la hora y fecha fijadas previamente, y en caso contrario cancelar el evento con antelación.
16. Seguir las recomendaciones del equipo interdisciplinario a cargo de la patología a tratar, cuidados al egreso, y seguir una adecuada adherencia al tratamiento.
17. Respetar la intimidad de los demás pacientes.

Artículo 10 · Órganos de administración

La administración de la Asociación de Usuarios estará a cargo de la Junta Directiva y del Presidente, que es el mismo Representante Legal.

Artículo 11 · Asamblea de Usuarios

La Asamblea General de Usuarios es el órgano máximo social de la Asociación, y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, reglamentarias y estatutarias vigentes. Dicha asamblea estará constituida por sus asociados.

Artículo 12 · Clases de asambleas

• Ordinarias: han de realizarse cada tres meses, para informar a los asociados sobre los servicios, normas de utilización, trámite de quejas, sugerencias, reclamos, proyectos y avances de la IPS.
• Extraordinarias: podrán reunirse en cualquier época del año, para tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no se puedan postergar hasta la siguiente asamblea general ordinaria. En ellas se tratarán únicamente los asuntos para los cuales ha sido convocada y los que se deriven estrictamente de estos.

Artículo 13 · Convocatoria

La convocatoria a la Asamblea General Ordinaria se hará para una fecha, hora y lugar determinados. La notificación se hará con una anticipación mínima de ocho (8) días, mediante comunicación audiovisual, telefónica y/o escrita; esto con el fin de garantizar que los socios se enteren de dicha citación. Quedará constancia de la misma y de los medios utilizados en los archivos de la Asociación.

Artículo 14 · Competencia para convocar asambleas

Tanto la Asamblea Ordinaria como la Extraordinaria serán convocadas por el Presidente de la Asociación, previa coordinación con el Gerente de la IPS. Cualquiera de los comités podrá solicitar la convocatoria de una Asamblea General Extraordinaria a través del presidente de la Asociación, con previa notificación de la fecha, hora y lugar de realización.

Artículo 15 · Quórum

Para la realización de la Asamblea General, el quórum necesario para deliberar y decidir será el número de usuarios que concurra a la convocatoria y se encuentren debidamente registrados.

Artículo 16 · Decisiones

Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta de votos de los asistentes. La reforma de estatutos requerirá voto favorable de al menos dos terceras partes de los asistentes.

Artículo 17 · Votos

Cada asociado tendrá derecho a un voto. Los asociados convocados no podrán delegar su representación.

Artículo 18 · Elecciones

La Asamblea General de Usuarios elige al presidente de la Asociación de Usuarios, quien será el Representante Legal de la misma; al secretario(a) general; y a los integrantes de los diferentes comités, por un periodo de tres (3) años prorrogables por los periodos que la asamblea considere.

Los comités son los siguientes:

1. Comité de Divulgación y Afiliación.
2. Comité de Educación.
3. Comité de Coordinación Intersectorial.
4. Comité de Quejas y Reclamos.

Artículo 19 · Asambleas ordinarias y extraordinarias

Serán presididas por el Presidente de la Asociación. En caso de que este no pueda asistir, se nombrará un encargado.

Artículo 20 · Actas de la Asamblea

Lo ocurrido durante la realización de la Asamblea quedará consignado en el libro de actas. La información relevante será la siguiente: lugar, fecha y hora de la reunión, constancia de la convocatoria previa, número de asistentes, orden del día, número de convocados, asuntos tratados, decisiones adoptadas con los votos correspondientes, nombramientos efectuados, hora de clausura y compromisos efectuados para próximas reuniones.

Artículo 21 · De la Asamblea General

1. Establecer las políticas y directrices generales de la Asociación de Usuarios.
2. Reformar los estatutos de la Asociación de Usuarios.
3. Elegir presidente y secretario de la asamblea.
4. Aprobar el orden del día.
5. Elegir al presidente, secretario de la Asociación y a los miembros de los comités.
6. Examinar los informes de la IPS, del presidente de la Asociación y de los Comités. El presidente de la Asociación de Usuarios es el Representante Legal de la misma.
7. Las demás que sean señaladas por los estatutos y normas legales.

Artículo 22 · Reuniones de los comités y representante legal

Las reuniones se realizarán como mínimo cada mes y extraordinariamente cuando sean convocadas por el presidente de la Asociación o por uno de sus miembros, por los representantes de la Asociación en otros espacios de participación social, o por el 5% de sus miembros inscritos y activos. En cada reunión se realizará una exposición de los trabajos realizados por los comités y el representante legal, sugerencias y propuestas a nombre de la Asociación. De las reuniones se dejará acta firmada por el presidente y secretario, consignando los asistentes, el orden del día, el desarrollo de la reunión y las decisiones y compromisos adquiridos.

Artículo 23 · Junta Directiva

La Junta Directiva de la Asociación de Usuarios de la IPS está conformada por seis (6) personas nombradas en los siguientes cargos: Un presidente, un secretario(a), y los comités de Divulgación y Afiliación, de Educación, de Coordinación Intersectorial y de Quejas y Reclamos.

El presidente de la Asociación de Usuarios es el representante legal y social de la misma.

Artículo 24 · Funciones del Presidente

1. Representar legal y judicialmente a la Asociación, y representarla ante la IPS S.A.S. Óptica Central, transmitiendo sus inquietudes y sugerencias.
2. Convocar a las reuniones.
3. Preparar el orden del día en cada reunión.
4. Presidir las Asambleas Generales.
5. Participar en las reuniones de los diferentes comités de la Asociación.
6. Firmar la correspondencia.
7. Firmar junto con el secretario las actas realizadas en las reuniones.
8. Informar periódicamente a los usuarios sobre los servicios de la IPS y las modificaciones en la prestación de los mismos.
9. Velar por el adecuado funcionamiento de la Asociación.
10. Mantener comunicación permanente con los usuarios y los representantes de la asociación en otras instancias de participación.
11. Promover la afiliación permanente de los usuarios.
12. Velar por el cumplimiento de los derechos y deberes de los usuarios.
13. Abocar el estudio y la solución de problemas que surjan en la Asociación.
14. Presentar informes oportunos a la Asamblea General y a la Gerencia de la IPS.

Artículo 25 · Funciones del Secretario

1. Citar a las reuniones.
2. Elaborar y archivar las actas de las reuniones.
3. Mantener los archivos de la Asociación organizados.
4. Mantener actualizada la lista de los socios de la Asociación.

Artículo 26 · Funciones del Fiscal

Son funciones y atribuciones del Fiscal de la Asociación de Usuarios las siguientes:

1. Asumir las funciones dentro de la Asociación de Usuarios, es decir, de defensa y supervisión de su patrimonio, del respeto de los derechos y la observancia de la filosofía de la Asociación y los deberes de sus integrantes.
2. Revisar periódicamente los archivos.
3. Atender las Peticiones, Quejas, Reclamos, Demandas y Sugerencias (PQRDS) que presenten los integrantes de la Asociación de Usuarios y constituirse en parte civil ante la asociación o ante la asamblea de asociados, en circunstancias que sean sancionatorias para cualquiera de sus integrantes y en observancia de la Constitución Nacional, cuando se viole de forma evidente algún derecho de los asociados.
4. Las demás que le señale el Estatuto.

Artículo 27 · Comité de Divulgación y Afiliación

Tendrá como función: informar a la comunidad sobre la Asociación de Usuarios y sus funciones, forma de afiliación y beneficios; promover la afiliación de nuevos socios y presentar informes a la Junta Directiva y a la Asamblea General sobre sus gestiones.

Artículo 28 · Comité de Educación

Tendrá como funciones: educar a los socios en seguridad social en salud, derechos y deberes de los usuarios, planes de beneficios del SGSSS y servicios de la IPS, explicación del portafolio de servicios de la IPS, requisitos para acceder a los diferentes servicios, formas de remisión de los usuarios, análisis de quejas y reclamos, y presentar informes a la Junta Directiva y a la Asamblea General sobre sus gestiones.

Artículo 29 · Comité de Coordinación Intersectorial

Integrado por los representantes de la Asociación de Usuarios en los demás espacios de participación social como la Junta Directiva, representantes del Comité de Ética Hospitalaria y del COPACO Municipal. Este comité tiene como funciones: coordinar las acciones y representación de los usuarios en estos espacios de participación, promover reuniones con los funcionarios de la IPS para informar acerca de sus actividades y participaciones, y presentar informes a la Junta Directiva y a la Asamblea General sobre sus actividades.

Artículo 30 · Comité de Quejas y Reclamos

Ente encargado de recibir las inquietudes, sugerencias, quejas y reclamos de los usuarios; hacer un estudio concienzudo de ellos y dar informe a los estamentos superiores que pertenecen a la IPS; analizar las encuestas de satisfacción aplicadas en las unidades funcionales de la IPS; y presentar informes a la Junta Directiva y a la Asamblea General sobre su gestión.

Artículo 31 · Coordinación de comités

Todos los comités previamente nombrados serán elegidos en Asamblea General. La inasistencia a tres reuniones inhabilitará al integrante de dichos comités, salvo que sea representado por su suplente.

Cada uno de los comités elegirá entre sus miembros un coordinador y un secretario.

Funciones del Coordinador: representar tanto al comité como a la Junta Directiva ante la IPS, convocar y presidir las reuniones de comité, velar por el adecuado funcionamiento del estamento, mantener comunicación permanente con los usuarios y los representantes de la Asociación en otras instancias de participación, rendir los informes correspondientes de sus actividades y otras funciones que se requieran a juicio del comité o de la Asociación.

Funciones del Secretario: citar a las reuniones del comité, elaborar y archivar las actas de las reuniones, mantener los archivos del comité en adecuado estado y, en ausencia del coordinador, presentar los informes pertinentes.

Artículo 32 · Definición

Se entiende por régimen económico el esquema mediante el cual los órganos administrativos de la Asociación de Usuarios fijan el origen de sus ingresos y patrimonio. Los informes correspondientes serán presentados a la Asamblea General por el tesorero nombrado por la Junta y los Comités.

Artículo 33 · Patrimonio

El patrimonio de la Asociación de Usuarios estará compuesto por donaciones y bienes que los asociados a la IPS voluntariamente aporten para su correcto funcionamiento, y por el producto de actividades propias de la Asociación.

Artículo 34 · Destino de las donaciones

Si la Asociación, por voluntad de los usuarios, recibe donaciones, estas pueden ser destinadas inicialmente a sufragar los costos legales que conlleven al funcionamiento de la Asociación y demás que sean pertinentes.

Artículo 35 · Afiliación

La afiliación de usuarios se realizará ante el secretario de la Asociación y/o a través de los integrantes del Comité de Divulgación y Afiliación, de forma permanente. La afiliación no tendrá ningún costo, ni cuotas mensuales.

Representación ante otras instancias

La Asociación de Usuarios elegirá en Asamblea General y entre sus miembros, representantes a las siguientes instancias de participación:

1. Un representante a la Junta Directiva de la IPS S.A.S. Óptica Central.
2. Un representante ante el COMPOS Municipal o el espacio de participación social que cumpla sus funciones.
3. Dos representantes ante el Comité de Ética Hospitalaria de la IPS S.A.S. Óptica Central.

Artículo 36 · Calidades

Los representantes que se nombren deberán tener las siguientes características:

1. No ser empleados de la IPS.
2. Disponer de tiempo para las actividades que se requieran.
3. Conocer o demostrar interés por conocer cómo opera el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
4. Tener actitudes de solidaridad, adecuadas relaciones interpersonales, capacidad de negociación y solución de conflictos.

Artículo 37 · Con la Junta Directiva de la IPS

Por intermedio de su representante en la Junta Directiva, asociado a las decisiones tomadas por la Asociación, se definirán los horarios de atención, tarifas y normatividad para la prestación de los servicios; se expondrán las sugerencias para el desarrollo y funcionamiento adecuados de la IPS.

Artículo 38 · Con el COMPOS

Con el COMPOS o el espacio de participación social que cumpla sus funciones: por medio de su representante ante el COMPOS y de las decisiones tomadas por la Asamblea, se estudiarán las inquietudes relacionadas con los problemas de salud actuales, alternativas de solución a dichos problemas; planes, proyectos y programas de salud, teniendo en cuenta la financiación de los mismos.

Artículo 39 · Con el Comité de Ética Hospitalaria

Por medio de un representante en esta entidad, se darán a conocer las quejas e inquietudes de los usuarios, con respecto al acogimiento del Código de Ética Médica y profesional, y a la calidad en la atención.

Artículo 40 · Con el líder del SIAU

La Asociación de Usuarios podrá, a través de la oficina de Información y Atención al Usuario, conocer las inquietudes, quejas o reclamos de los usuarios.

Artículo 41 · Disolución

La Asociación de Usuarios de la IPS se disolverá en los siguientes casos:

1. Por decisión unánime de la Asamblea General.
2. Por disolución y liquidación de la IPS S.A.S. Óptica Central.